Si on a tendance à dire qu’un déménagement de particulier ne s’improvise pas, cela est encore plus vrai pour celui d’une entreprise.
Les enjeux ne sont pas du tout les mêmes et les chefs d’entreprise peuvent s’inquiéter de la perte de productivité pendant quelques jours. Cependant, un déménagement préparé est un déménagement réussi.
Les conseils qui vont suivre sont des éléments dont on peut tenir compte pour arriver à ce résultat.
Déménager ses bureaux professionnels : les choses à retenir
S’il fallait ne retenir que deux mots pour réussir un déménagement, ce serait l’organisation et l’anticipation.
C’est en effet ainsi que l’on vient à bout de toutes les démarches mais aussi que l’on peut mettre en cartons toutes les affaires professionnelles.
Si on pense que l’on n’aura pas de temps à consacrer à ce travail, il est tout à fait possible de le demander à une entreprise de déménagement.
Cette dernière doit être contactée relativement rapidement, dès que l’on est certain de déménager. Selon les secteurs d’activités et la taille de la structure, le délai pour les appeler et convenir d’une date ne sera pas le même. Si une TPE peut se contenter d’un délai de 4 mois (comme cela sera aussi le cas pour les particuliers), il faut un an, voire plus pour un grand groupe et bien davantage pour un site industriel.
La société de déménagement choisie va se rendre sur place pour connaitre les attentes du chef d’entreprise et voir la charge de travail.
Cela lui permet de trouver des solutions en termes de moyens humains et techniques afin d’être totalement opérationnelle les jours de déménagement. C’est aussi grâce à ces éléments et d’autres ; dont la localisation des nouveaux bureaux vis-à-vis des anciens ; qu’il sera possible d’établir un devis personnalisé.
Les astuces pour ne pas rater son déménagement de bureau
Sitôt la société de déménagement passée pour la visite technique, le chef d’entreprise a d’autres choses à voir, notamment en cas de location de ses locaux actuels. Il dispose en effet d’un certain laps de temps pour résilier son contrat de bail commercial ou autre type de document qu’il a pu signer auprès d’un propriétaire bailleur.
Mais il doit aussi faire part de la décision de ce déménagement à ses employés. Les réactions peuvent être variées suite à cette annonce et il faut en tenir compte. Pour certaines personnes, le fait de déménager peut les rapprocher de chez elles ; ce qui suppose la réalisation d’économies. Mais cela peut être le contraire pour d’autres. Le service RH est là pour recueillir les informations et peut tenter de trouver des solutions qui conviennent aux deux parties. Remporter l’adhésion des salariés quant à ce changement de bureaux est important pour que ce dernier se passe bien.
Selon ce qui a été convenu avec la société de déménagement, on peut commencer très tôt à faire ses cartons quand on est une entreprise, mais si l’on a pris une option de confort qui consiste en le fait de les laisser les faire le jour du départ, on est forcément plus tranquilles.
Il ne faut pas oublier que les futurs locaux doivent être prêts et cela signifie donc que les éventuels travaux ou rénovations seront terminés. C’est le moment idéal pour imaginer un lieu de travail encore plus fonctionnel, fluide et ergonomique.
Il s’agit de suivre à la lettre les échéanciers de formalités administratives relatives au déménagement mais aussi de communiquer sur lui, vis-à-vis des clients et des fournisseurs.
Il ne faut pas sous-estimer l’impact que cela peut avoir et à part si l’on change de région, tout doit être fait pour conserver la fidélité des clients et des pros qui travaillent en collaboration avec l’entreprise depuis parfois plusieurs années (actions de promotion sur certains produits avant fermeture, invitation personnalisée à l’arrivée, décompte sur les réseaux sociaux avec photos des nouveaux locaux etc…).
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